Missão do Cargo Prestar suporte executivo e administrativo aos Diretores da organização, assegurando a gestão eficiente de agendas, reuniões, viagens, eventos e rotinas administrativas.
Atuar como ponto focal entre a liderança e os públicos internos e externos, garantindo organização, confidencialidade, agilidade e excelência na execução dos processos de suporte à gestão.
Baseada em atribuições de secretariado executivo, gestão de agendas, viagens, reuniões, documentos e suporte administrativo à diretoria.
- Gerenciar agendas dos Diretores, organizando compromissos, reuniões, eventos e visitas, definindo prioridades e assegurando a otimização do tempo da liderança.
- Coordenar viagens nacionais e internacionais, incluindo reservas, logística, documentação, prestação de contas e reembolsos.
- Organizar reuniões presenciais e virtuais, preparando convites, materiais, infraestrutura, salas e suporte aos participantes. Elaborar, revisar, traduzir e controlar documentos, apresentações, relatórios, comunicados e correspondências executivas.
- Realizar o controle e acompanhamento de despesas, pagamentos de fornecedores, reembolsos e processos administrativos relacionados à diretoria. Atuar como interface entre os Diretores e as diversas áreas da empresa, garantindo fluidez na comunicação e acompanhamento de demandas.
- Apoiar na organização de eventos, visitas de executivos, clientes, fornecedores e demais stakeholders estratégicos.
- Preparar atas de reuniões, registrar decisões e acompanhar planos de ação quando solicitado.
- Garantir a organização e manutenção dos recursos, materiais e infraestrutura utilizados pela diretoria.
- Tratar informações sensíveis e estratégicas com elevado grau de confidencialidade e discrição.
- Impactos do Cargo (Accountability) Garantir a eficiência da rotina executiva da diretoria.
- Contribuir para a produtividade dos executivos por meio da organização e priorização adequada das atividades.
- Assegurar qualidade e agilidade nos processos administrativos sob sua responsabilidade.
- Promover uma experiência profissional e organizada para stakeholders internos e externos que interagem com a liderança.
- Zelar pela confidencialidade das informações corporativas e estratégicas.
- Conhecimentos e Habilidades em atividades de secretariado executivo, assistência executiva ou suporte à alta liderança. Desejável experiência em empresas multinacionais.
- Ensino Superior completo ou em andamento em Administração, Secretariado Executivo, Relações Internacionais ou áreas correlatas.
- Idiomas Inglês avançado.
- Espanhol será considerado diferencial.
- Cursos e Conhecimentos Específicos Pacote Microsoft Office avançado (Outlook, PowerPoint, Excel e Teams).
- Gestão de viagens corporativas e controle de despesas.
- Conhecimentos em SAP ou sistemas corporativos serão considerados diferenciais.
- Excelente comunicação verbal e escrita.
- Competências Comportamentais Organização e planejamento.
- Comunicação interpessoal.
- Discrição e confidencialidade.
- Senso de prioridade.
- Proatividade.
- Atenção aos detalhes.
- Flexibilidade e capacidade de lidar com múltiplas demandas.
- Relacionamento interpessoal e atendimento executivo.
- Capacidade de antecipação e resolução de problemas.
🍛 Vale-alimentação ou vale-refeição;
👨🏼🎓 Desconto em cursos, universidades e instituições de idiomas;
📚 Academia Stefanini — plataforma com cursos on-line, gratuitos, atualizados e com certificado;
🗣 Mentoring;
💉 Clube de vantagens para consultas e exames;
🏥 Assistência médica;
🦷 Assistência odontológica;
💰 Clube de vantagens e descontos nos melhores estabelecimentos;
🛫 Clube de viagens;
🐶 Convênio para pets.
