Grupa dentsu to globalna sieć komunikacji marketingowej stworzona z myślą o przyszłości. W jej skład wchodzą marki: Carat, iProspect, Amplifi, dentsu X i Dentsu Creative.
Przyjmując skoncentrowane na ludziach podejście do transformacji biznesowej, wykorzystujemy naszą wnikliwość do łączenia marki, contentu, handlu i doświadczenia - wszystko w oparciu o innowacyjną kreatywność.
Nasza główna siedziba znajduje się w Tokio, a 65 000 ekspertów pracuje w czterech regionach (Japonia, Ameryka, EMEA i APAC). dentsu łączy japońską innowacyjność ze zróżnicowaną, globalną perspektywą, aby napędzać rozwój klient��w i kształtować społeczeństwo.
Obecnie do dentsu Polska szukamy osoby na stanowisko Management & CRM Assistant
Zakres obowiązków
- Kompleksowe wsparcie Zarządu oraz CEO Office w realizacji bieżących zadań operacyjnych, organizacyjnych i administracyjnych.
- Koordynacja kalendarzy Zarządu, organizacja spotkań, podróży służbowych oraz wydarzeń biznesowych w Polsce i za granicą.
- Organizacja i obsługa spotkań Zarządu PL oraz regionu Central Europe, Komitetów Zarządczych oraz tele- i wideokonferencji, w tym przygotowywanie agend i materiałów.
- Przygotowywanie raportów, analiz oraz prezentacji biznesowych na potrzeby Zarządu i CEO Office z wykorzystaniem pakietu Microsoft Office.
- Prowadzenie action trackerów, monitorowanie realizacji ustaleń oraz koordynacja follow-upów po spotkaniach Zarządu i projektach strategicznych.
- Koordynacja obiegu dokumentów, procesu akceptacji i podpisów oraz prowadzenie ewidencji dokumentacji CEO Office.
- Bieżąca współpraca z Członkami Zarządu, kadrą C-level, partnerami biznesowymi oraz interesariuszami wewnętrznymi i zewnętrznymi.
- Koordynacja wydarzeń, konferencji, wizyt gości oraz spotkań z klientami organizowanych przez CEO Office i Zarząd.
- Tworzenie i aktualizacja baz danych dotyczących klientów, partnerów biznesowych, wydarzeń, hoteli, restauracji oraz innych miejsc wykorzystywanych podczas spotkań biznesowych.
- Współpraca z działami wewnętrznymi oraz partnerami zewnętrznymi przy realizacji projektów i inicjatyw Zarządu, komunikacji itp.
- Współpraca z działem technologicznym w zakresie rozwoju i aktualizacji narzędzi CRM oraz baz danych.
- Zarządzanie wybranymi wydatkami CEO Office oraz przygotowywanie rozliczeń zgodnie z obowiązującymi procedurami.
- Realizacja projektów specjalnych oraz zadań ad hoc zlecanych przez Zarząd i CEO Office.
Wymagania (must have)
- Minimum 5-letnie doświadczenie na stanowisku Executive Assistant, Management Assistant, Asystenta/-ki Zarządu lub w bezpośrednim wsparciu kadry zarządzającej.
- Doświadczenie we współpracy z Zarządem oraz kadrą menedżerską (C-level).
- Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office (Excel, PowerPoint, Word, Outlook, Teams) oraz umiejętność efektywnego wykorzystywania tych narzędzi.
- Doświadczenie w organizacji spotkań, zarządzaniu złożonymi kalendarzami oraz koordynacji podróży służbowych.
- Umiejętność przygotowywania raportów, analiz, prezentacji oraz pracy z dużą ilością danych i informacji.
- Umiejętność prowadzenia action trackerów oraz skutecznego monitorowania realizacji zadań.
- Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne, planowania pracy oraz koordynowania wielu projektów jednocześnie.
- Samodzielność, inicjatywa, dokładność oraz umiejętność ustalania priorytetów i pracy pod presją czasu.
- Wysoka kultura osobista, dyskrecja oraz umiejętność budowania relacji w międzynarodowym środowisku biznesowym.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (minimum B2, preferowany poziom C1).
Wymagania (mile widziane)
- Doświadczenie w przygotowywaniu materiałów na posiedzenia Zarządu lub Rady Nadzorczej.
- Znajomość systemów CRM oraz narzędzi do zarządzania projektami (np. Asana, Trello, Monday.com, Planner).
- Umiejętność wykorzystywania narzędzi AI (np. Microsoft Copilot, ChatGPT) do przygotowywania materiałów, analiz i usprawniania pracy.
- Doświadczenie w organizacji międzynarodowych wydarzeń biznesowych oraz konferencji.
- Zaawansowana znajomość MS Excel (tabele przestawne, Power Query) oraz PowerPoint.
- Prawo jazdy kat. B.
Co oferujemy?
- Pracę w globalnej, dynamicznie rozwijającej się grupie z obszaru komunikacji marketingowej;
- Możliwość rozwoju w ramach grupy dentsu w Polsce i na świecie;
- Szkolenie on-boardingowe;
- 3 dodatkowe, wolne dni płatne - tzw. „Wellness days”;
- 2 dodatkowe dni przeznaczone na wolontariat pracowniczy;
- Summer Fridays - w okresie wakacyjnym (od czerwca do września, w piątki kończymy pracę 2 godziny wcześniej);
- Wewnętrzne programy szkoleniowe;
- Nowoczesne i komfortowe biuro zgodnie z ideą work-life-balance, oferujące między innymi takie udogodnienia jak siłownia i sala fitness, punkt opieki dziennej dla dzieci DAY CARE;
- Finansowany przez pracodawcę abonament medyczny w Medicover z możliwością rozszerzenia o dodatkowe usługi;
- Finansowane przez pracodawcę Ubezpieczenie na życie UNUM z możliwością rozszerzenia o dodatkowe pakiety;
- Kafeteria NAIS;
- Dostęp do platformy Mindgram;
- Dofinansowanie do karty sportowej Medicover sport lub Multisport (do wyboru) i wiele aktywności sportowych w ramach grup zainteresowania.
