Adjoint(e) Administratif(ive) Virtuel(le)

Description de l'entreprise

Groupe MalOPlus™ Inc., fournit  des services de développement des affaires dans les domaines de la comptabilité, de l'administration et du marketing. Notre mission est d'aider les petites et moyennes entreprises à explorer des solutions de sous-traitance afin de minimiser leurs coûts d'administration et d'exploitation. Nous offrons aussi aux travailleurs autonomes professionnels du télétravail à domicile, un réseau de travail contractuel.

Groupe MalOPlus™ Inc., un regroupement de trois compagnies opérant sous la marque de commerce MalOPlus™  et de quelques compagnies-sœurs gérées sous d'autres marques de commerce et propriété du Groupe MalOPlus™ Inc. Le poste à pourvoir est pour une de ces subdivisions.

Description du poste

L’Adjoint(e) administratif(ive) est un membre de l’équipe de gestion, et la soutient dans la poursuite de sa mission : l’Adjoint(e) administratif(ive) contribue à cette mission en apportant son soutien et en participant aux processus clés et aux programmes qui sont le fondement de l’organisation. Cette personne travaillera avec la Directrice et autres membre du personnel afin de s’assurer que tous les besoins administratifs et fonctionnels par la prestation de services administratifs de haut niveau.

• Fournit le soutien administratif, pour la recherche et la préparation de rapports et memos et la gestion de la correspondance
• Gère l’agenda Google, les contacts, les salles de conférence virtuelles, les rendez-vous et les événements, selon les politiques et directives du service concerné et de la compagnie.
• Coordonne les réunions d’équipe incluant les réunions de groupes nombreux.
• Coordonne et exécute des projets spéciaux et des initiatives, si requis
• Coordonne les réunions de logistique, et prépare les présentations et autres documents pertinents, si requis
• Assure la fluidité du fonctionnement de l’entreprise, incluant le maintien adéquat des outils de travail électronique; liaison avec les fournisseurs pour la maintenance de ces outils, etc.
• Fournit un service à la clientèle exceptionnel par courriel et au téléphone aux clients, collègues, partenaires externes, autres appelants et visiteurs du site Web
• Crée et maintient à jour les manuels d’instructions administratives afin d’assurer l’efficacité du travail
• Organise, maintient, et périodiquement vérifie système de classement (électronique) de la compagnie
• Recommande des opportunités d’amélioration des procédés
• Tâches légères de comptabilité
• Assiste occasionnellement à des événements spéciaux (peut inclure des fins de semaines)
• Travaille avec un minimum de supervision et interagit avec le personnel de la compagnie à tous les niveaux organisationnels. Doit garder la plus stricte confidentialité sur les sujets délicats
• Autres tâches connexes
• Nous recherchons un(e) Adjoint(e) administratif(ive) qui a à cœur le travail bien fait, quelqu’un de dynamique, qui a soif d’apprendre et qui a une curiosité naturelle pour essayer de comprendre des choses.

Qualifications

• Véritable intérêt à assister les autres
• Excellente compétence en communications écrites et verbales
• Grande attention aux détails
• Excellent sens de l’organisation
• Solide compétence en saisie de données et en analyse
• Capacité de prioriser efficacement les tâches et de respecter les échéances pour un grand éventail d’assignations
• Expérience à travailler avec et à manipuler des informations hautement sensibles et confidentielles
• Flexible
• Aptitude à faire fonctionner les équipements de bureau virtuel standard et à en solutionner des problèmes
• Maîtrise de la Suite Microsoft Office
• Connaissance d’usage de QuickBooks, un atout
• Jugement équilibré et excellentes aptitudes décisionnelles
• Diplôme Collégial (requis)
• Baccalauréat (atout)
• 5+ années d’expérience dans un environnement de bureau virtuel
• Bilinguisme français-anglais essentiel, espagnol et autres langues, un atout

Informations complémentaires

LIEU
Travail à partir de votre bureau professionnel à domicile
Région visées : partout au Canada et aux É.-U., tant que nous avons des ouvertures dans votre région

EDUCATION
Collège, Terminé
Minimum 5 années d’expérience
Formation en Administration des affaires, Marketing ou Communications, un atout.

Type de poste : sur appel, selon les besoins des clients, besoins récurrents

HORAIRE
Heures flexibles
Temps partiel (minimum 15 heures/semaine) ou temps plein (40 heures/semaine)
Horaires de jour, soir et fin de semaine disponibles

RÉMNÉRATION
Selon l’expérience

DATE DE DÉBUT
Dès que possible