Administratör till samhällsviktiga investeringsprojekt

Vi söker en strukturerad och serviceinriktad administratör till ett långsiktigt heltidsuppdrag inom kollektivtrafik och samhällsviktig infrastruktur i Stockholm.

Du får en central roll i en projektintensiv verksamhet med flera stora pågående och kommande investeringar. Som administratör blir du spindeln i nätet och bidrar med struktur, koordinering och administrativt stöd till såväl gruppen som dess olika projekt.

Om uppdraget
Uppdragets huvudsakliga syfte är att avlasta administratörer, projektingenjörer och övriga projektmedlemmar med projektövergripande administrativa arbetsuppgifter.

Rollen innebär många kontaktytor, både internt och externt. Arbetsuppgifterna är delvis händelsestyrda och kan förändras, vilket innebär att du behöver kunna prioritera, arbeta självständigt och hantera flera parallella aktiviteter.

Exempel på arbetsuppgifter

• Hantera registrering av uppdrag och beställning av behörigheter i passersystem.

• Stötta projekten med löpande diarieföring.

• Administrera dokumenthanteringssystem, inklusive behörigheter samt upplägg och justering av mappstrukturer.

• Stötta administrativa delar av större projektmoment, exempelvis överlämning vid projektslut.

• Administrera SOW/åtaganden.

• Ta emot och fördela fakturor.

• Bevaka beviljade budgetar och hantera utökningar vid behov.

• Hantera resursanskaffning genom bland annat konsultavrop.

• Administrera förlängningar och utökningar av befintliga konsultuppdrag.

• Koordinera onboarding samt beställa behörigheter och hårdvara för nya resurser.

• Ge löpande administrativt stöd till gruppens kollegor och projektmedlemmar.

Obligatoriska krav
För att vara aktuell för uppdraget behöver du uppfylla samtliga nedanstående krav:

1. Utbildning
   Som lägst gymnasieexamen.

2. Administrativ erfarenhet
   Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av administrativt arbete inom exempelvis kontor, reception, ekonomi, HR, kundservice eller offentlig verksamhet. Erfarenheten behöver inte vara sammanhängande.

3. Planering och prioritering
   Minst 3 års erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och följa upp flera parallella arbetsuppgifter med varierande deadlines och prioritet.

4. Fakturahantering/ekonomiadministration
   Minst 1 års erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration.

5. Koordinering mellan flera intressenter
   Minst 2 års erfarenhet av att koordinera administrativa aktiviteter mellan flera intressenter, exempelvis möten, beställningar, informationsflöden, uppföljning eller dokumentation.

6. Förbättring av administrativa arbetssätt
   Erfarenhet från minst en anställning eller ett uppdrag av att identifiera, föreslå och genomföra förbättringar i administrativa arbetssätt, rutiner eller processer som bidragit till ökad effektivitet, kvalitet eller service.

7. Microsoft 365 och digitala verktyg
   Minst 3 års erfarenhet av att arbeta i Microsoft 365 samt förmåga att snabbt sätta sig in i nya administrativa system och digitala verktyg.

Mervärdeskrav
Onboarding av nya medarbetare
Minst 1 års erfarenhet av onboarding av nya medarbetare, exempelvis genom att beställa passerkort, starta upp dator/telefon eller utföra motsvarande administrativa onboardingaktiviteter.

Omfattning och tid
Start: 16 september 2026
Slut: 14 december 2029
Omfattning: 100 %, 40 timmar per vecka
Placering: Kungsholmen, Stockholm