Assistant(e) responsable d’entrepôt : Chargé(e) de planification transport

🎩 Le rôle

Votre rôle sera de contribuer au bon déroulement des activités quotidiennes de notre entrepôt et de nos opérations de transport, en étant un maillon essentiel entre les équipes terrain et nos coordinateurs opérationnels.

Basé(e) 5 jours par semaine dans notre entrepôt moderne et optimisé du Bourget, vous participerez à la gestion et au suivi d’objets précieux, au cœur d’un environnement dynamique et en pleine croissance.

Concrètement, vous serez responsable de :

1. Planifier et organiser efficacement les opérations de transport interne afin de garantir l’enlèvement et la livraison ponctuels des œuvres.
2. Faire le lien entre l’entrepôt et les équipes Opérations en assurant le suivi administratif, la résolution des problèmes quotidiens et une communication claire entre tous les acteurs.

✏️ Les responsabilités

Planification & coordination du transport (70%)

• Planifier et optimiser les tournées journalières de livraison et de collecte des vans, en tenant compte des distances, contraintes de temps et de budget et priorités opérationnelles.
• Contacter directement les clients par mail et téléphone pour confirmer les dates d’enlèvement/livraisons.
• Suivre l’avancement des enlèvements et livraisons, anticiper les retards ou problèmes, gérer les changements et demandes urgentes et incidents de transport, et informer toutes les parties concernées.
• S’assurer que la documentation requise pour les transports est exacte, complète et archivée.
• Être l’interlocuteur privilégié entre l’équipe de chauffeurs installateurs et les coordinateurs Opérations situés en France et à l’étranger, en répondant aux demandes opérationnelles (statut des expéditions, retards éventuels, documents manquants) par email, téléphone ou en personne pour garantir l’exécution fluide des transports et la satisfaction client.

Administration, reporting et contrôle budgétaire (20%)

• Tenir à jour des registres précis des activités de transport dans nos logiciels internes
• Préparer les documents de transport (bons d’enlèvement et de livraison, étiquettes…) et procéder à toute action nécessaire au bon déroulé des opérations (réservation d’hôtels pour grands déplacements, etc.)
• Faire une revue journalière de l’activité et des performances, enquêter sur les anomalies signalées dans les rapports internes et coordonner avec les techniciens et opérationnels pour les résoudre.
• Suivre l’utilisation des vans et leur rentabilité par rapport aux budgets prévus, afin de garantir une utilisation efficace des camions et de maîtriser les dépenses.
• Aider à la coordination des ressources et matériels nécessaires aux services fournis par l’entrepôt.
• Aider à la réalisation de diverses tâches liées au bon fonctionnement quotidien d'un entrepôt et soutenir les collègues sur leurs missions en cas d'absence

Amélioration continue (10%)

• Remonter les problèmes récurrents ou systémiques au Manager pour suivi.
• Proposer des évolutions de procédures à partir des observations terrain, en lien avec le Manager

🧑‍🎨 Profil recherché

• À l’aise avec l’utilisation d’outils digitaux (dashboards, email, Excel, drives partagés, ERP).
• Excellentes compétences de communication écrite et orale, avec une capacité à interagir avec différents interlocuteurs.
• Solides compétences organisationnelles et sens du détail.
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à prioriser efficacement.
• Esprit proactif : résolution de problèmes et suivi jusqu’à leur résolution complète.
• Excellent niveau de français (oral et écrit), indispensable pour assurer des échanges de qualité avec les clients et les équipes internes.
• Aisance en anglais professionnel, notamment à l’écrit (compréhension et rédaction d’emails, documents et échanges courants).

Le contrat

• Lieu de travail: dans notre entrepôt Rue du Commandant Rolland, 93350 Le Bourget
• Statut ETAM, contrat en 39h
• Horaires de jour en semaine

🌍 Ce que nous offrons

• Un environnement dynamique et multiculturel, au sein d’une entreprise en croissance à la croisée de la technologie, de la logistique et du marché de l’art.
• Une opportunité de développer vos compétences dans un rôle polyvalent mêlant coordination, opérations, administratif et amélioration continue.
• Une équipe collaborative et internationale, où vous travaillerez en contact direct avec des équipes opérationnelles en France et à l’étranger
• Un rôle permettant d’avoir un impact concret au quotidien en contribuant à des opérations à forte valeur ajoutée, et où vos idées et initiatives sont valorisées.
• Un cadre de travail moderne au sein de notre entrepôt du Bourget, avec des équipes passionnées par leur métier.

⚙️ Le processus de recrutement

• Entretien téléphonique avec un membre de notre équipe de recrutement
• Entretien avec Marianne Descamps, General Manager EU
• Entretien sur un cas pratique avec Icham Harhouz, Warehouse Operations Manager et Geoffroy Taslé D’Héliand, Chief of Staff