Assistant Legal & EB Office

About us 

We're made for ships! 

Om ze te ontwerpen, te bouwen, te financieren en er gedurende hun hele levensduur voor te zorgen. Gedreven door onze kernwaarden — stewardship, craftsmanship, fellowship en entrepreneurship — ademen wij alles wat met schepen te maken heeft. 
Onze missie is om onze klanten te helpen de mogelijkheden die onze wateren bieden te benutten, voor de generaties die komen. 

Om dit doel te bereiken, hebben we mensen nodig die onze visie en gedrevenheid delen! 

The role 

Binnen Damen Shipyards Group zijn wij op zoek naar een ervaren Secretaresse ter ondersteuning van het legal team en de Corporate Counsel, waarbij je je voornamelijk richt op support aan het Executive Board Office. 

De Corporate Counsel stuurt het corporate legal team aan en is daarnaast verantwoordelijk voor de organisatie van bestuursvergaderingen via het Executive Board Office. Het Executive Board Office speelt een centrale rol in het efficiënt en zorgvuldig laten verlopen van de bestuurlijke processen binnen Damen. Vanuit deze positie ondersteun je de Corporate Counsel en Executive Board bij de voorbereiding, coördinatie en opvolging van besluitvormingstrajecten. Je bent betrokken bij bestuursvergaderingen, contacten met de bestuursleden en de verschillende divisies binnen de groep. 

Je werkt op het snijvlak van bestuurszaken, governance en (administratieve) ondersteuning. Daarbij zorg je ervoor dat vergaderingen, documentstromen en besluitvormingsprocessen soepel verlopen en voldoen aan de interne en externe governance-eisen. 

In deze veelzijdige functie rapporteer je aan de Corporate Counsel en werk je daarnaast nauw samen met de Executive Assistants, collega's binnen het corporate legal team en andere interne stakeholders. Dankzij jouw organisatietalent, discretie en nauwkeurigheid lever je een directe bijdrage aan de kwaliteit en continuïteit van de bestuurlijke processen binnen Damen. 

Key accountabilities 

• Dagelijkse ondersteuning van de Corporate Counsel en het corporate legal team 

• Ondersteunen van het Executive Board Office bij alle bestuurlijke en administratieve processen; 

• Organiseren, coördineren en voorbereiden van vergaderingen van de Executive Boarden andere bestuursorganen; 

• Opstellen, verzamelen en distribueren van vergaderdocumentatie; 

• Bewaken van besluitvormingstrajecten, actiepunten en deadlines; 

• Uitwerken van vergaderingen; 

• Beheren van agenda's, correspondentie en overige administratieve processen; 

• Afhandelen van diverse administratieve en secretariële werkzaamheden (opvolgen facturen, verzorgen van handtekeningen, legalisaties, boeken van reizen etc.). 

Skills & Experience 

Voor deze functie zoeken wij een ervaren en professionele secretaresse die zich comfortabel voelt in een bestuurlijke omgeving en gewend is te werken met vertrouwelijke informatie. 

Daarnaast beschik je over: 

• Een afgeronde secretariële opleiding of vergelijkbaar werk- en denkniveau (MBO+); 

• Minimaal 8 jaar relevante ervaring in een bestuurlijke, directie secretariële of executive support omgeving; 

• Beschikbaarheid van minimaal 32 uur per week; 

• Uitstekende organisatorische vaardigheden en een sterk gevoel voor prioriteiten; 

• Een proactieve, servicegerichte en professionele werkhouding; 

• Integriteit, discretie en betrouwbaarheid; 

• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en goede beheersing van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk; 

• Ruime ervaring met Microsoft Office en SharePoint.