Utility-partners·1 day ago
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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (~20h)
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What you'll do
- Terminmanagement und Korrespondenz: Du koordinierst Termine, behältst den Überblick über administrative Abläufe und sorgst dafür, dass die Kommunikation mit Mitarbeitenden, Kunden, Lieferanten, Behörden, Rechtsanwälten oder dem Steuerbüro reibungslos läuft.
- Koordination und Austausch mit unseren Werkstudenten: Du bist die erste Ansprechperson, koordinierst Aufgaben und Arbeitszeiten und unterstützt unsere Werkstudenten bei Fragen und Anliegen. Bei Bedarf stimmst Du dich hierzu eng mit der Geschäftsführung ab.
- Erstellung und Aufbereitung von Kundenangeboten: Du bereitest Unterlagen professionell auf und unterstützt uns bei der Erstellung unserer Kundenangebote
- Organisation von Team-Events & externen Buchungen: Ob Team-Events, Workshops oder externe Meetings – Du planst, koordinierst und stellst sicher, dass alles reibungslos abläuft.
- HR & Recruiting: Du begleitest den Recruiting-Prozess, führst Erstgespräche gemeinsam mit unseren Consultants und kümmerst dich um die Erstellung von Arbeitsverträgen und Arbeitszeugnissen.
What they're looking for
- Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein passendes Studium mit
- Die Themen der Geschäftsführung sind oftmals besonders eilig, kritisch und für den Erfolg des Unternehmens entscheidend. Hier ist ein hohes Maß an Diskretion erforderlich
- Du hast bereits Erfahrung als Assistenz oder im HR-Bereich, u. a. in Zeiterfassungssystemen, gesammelt und bringst die Motivation mit, dich schnell in weitere Themen einzuarbeiten. Auch im Führen von Gesprächen konntest Du bereits Erfahrung sammeln und hast idealerweise gute Kenntnisse im AGG
- Energiewirtschaftliche Themen wecken deine Neugier, und Du hast Lust, in diesem spannenden Umfeld mitzuwirken
- Mit den gängigen Tools wie E-Mail, MS Office und Teams arbeitest Du sicher und routiniert. Optimalerweise bist Du mit dem ATS Personio vertraut, dies ist aber kein Muss
- Du bist zuverlässig, strukturiert und kommunizierst klar
- Du findest dich schnell in neue Teams ein, arbeitest gut mit anderen zusammen und schätzt den gemeinsamen Austausch
- Deutsch auf mindestens C1-Niveau ist erforderlich.
Nice to have
- Optimalerweise bist Du mit dem ATS Personio vertraut, dies ist aber kein Muss
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