Assistenz/Mitarbeiter Technisches Sekretariat Werkbetrieb (m/w/d)

Wir suchen eine/n Assistenz/Mitarbeiter Technisches Sekretariat Werkbetrieb (m/w/d), der/die unser Team verstärkt. Als Teil unseres Unternehmens werden Sie die Möglichkeit haben, in einem dynamischen und innovativen Umfeld zu arbeiten und Ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie die Zukunft der Energiebranche mit! 

• Klassisches Sekretariat & Empfang: Sie sind die erste Anlaufstelle für Kunden und Externe (Telefon, E-Mail, Empfang), koordinieren Termine, bereiten Besprechungsräume vor und führen den Schriftverkehr (inkl. Kundenmitteilungen zu Abschaltungen).
• Zutritts- & Schlüsselmanagement: Sie verwalten eigenverantwortlich unsere Schließanlagen (BKS & elektronische Programmierung via Assa Abloy), stellen Mitarbeiterausweise aus, steuern die Zufahrtskontrolle und koordinieren die Schlüssel/Kautionen für Fremdfirmen.
• Datenmanagement & IT-Systeme: Sie arbeiten routiniert mit Fachsoftware (Schleupen, Sage, PMS), legen Aufträge/Projekte an, pflegen den Wochenbereitschaftsplan und erfassen Netzdaten (z. B. Stromabschaltungen für die BNetzA-Statistik).
• Personaladministration & Koordination: Sie unterstützen bei der Stundenkontrolle (Fehlbuchungen, Krankmeldungen, 10-h-Regelung), führen Urlaubsstatistiken und übernehmen die operative Koordination unseres Botenteams.
• Compliance & Fristenüberwachung: Sie organisieren Schulungen, verwalten Schulungsnachweise und überwachen wichtige Fristen (z. B. Erste Hilfe, Staplerscheine, Schaltberechtigungen).
• Technischer Support & Berichtswesen: Sie bearbeiten technische Erstanfragen, bereiten Betriebsdaten/Berichte auf, fassen Regelwerksnewsletter für das Intranet zusammen und unterstützen den Fachbereich Wasser (z. B. Erstellung von Ganglinien für Grundwasser/Wasserproben).
• Fuhrpark & Organisation: Sie verwalten die Fahrzeugschlüssel des Werkbetriebs, unterstützen den Einkauf bei der Terminierung des Reifenwechsels und beschaffen das Büromaterial.

Um erfolgreich in dieser Position zu sein, sollten Sie folgende Qualifikationen und Fähigkeiten mitbringen:

• Qualifikation: Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung: Einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat, idealerweise in einem technischen Umfeld, einem Handwerksbetrieb oder bei einem Energie-/Wasserversorger.
• IT-Kompetenz: Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Produkten. Erfahrung mit ERP-/Fachsystemen (idealerweise Schleupen, Sage oder PMS) sowie mit digitaler Schlüsselprogrammierung (Assa Abloy) ist von Vorteil.
• Arbeitsweise: Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit Personaldaten.
• Soft Skills: Kommunikationsstärke, Durchsetzungsvermögen (z. B. bei der Fristenüberwachung) und ein freundliches, professionelles Auftreten gegenüber Kunden und Dienstleistern.

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Unternehmen mit einem krisensicheren Arbeitsplatz 
• Eine attraktive Vergütung nach TV-V mit Sozialleistungen wie z.B. betrieblicher Altersvorsorge, Erfolgsbeteiligung und vielen Benefits
• Eine familienfreundliche Personalpolitik zur Unterstützung in verschiedenen Lebensphasen
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten für die persönliche und fachliche Entwicklung