Office & Team Assistant (m/w/d)

Job Description Summary

In dieser Rolle unterstützen Sie den Site Leader in organisatorischen und administrativen Belangen. In dieser Schlüsselrolle fungieren Sie als zentrale Schnittstelle zwischen Management, internen Abteilungen sowie externen Partnern und tragen maßgeblich zu reibungslosen Abläufen und erfolgreicher Unternehmenssteuerung bei.

Job Description

Aufgaben

Organisatorische & administrative Betreuung

• Vorbereitung, Organisation und Nachbereitung von Meetings, Workshops

• Erstellung und Pflege von Protokollen, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Berichten

• Verantwortung für vertrauliche Dokumente

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Kommunikation & Schnittstellenmanagement

• Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten und Sonderthemen

• Durchführung von Recherchen sowie Analyse und Aufbereitung von Informationen zur Entscheidungsfindung

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Allgemeine Verwaltung

• Betreuung der Schnittstellen / Koordinator zu den internen HR Ops Teams:

  • People Operations

  • „Benefits“ (Rentner, Allianz, deutschlandspezifische Benefits, wie Fitnesszsuchuss, Job Rad),

  • „Fleet“ (Firmenwagen, Führerscheinkontrolle)

• Verwaltung von Zutrittsrechten (Firmenausweise)

• Vor- und Nachbereitung von Auszahlung Mehrarbeit, Plusstunden

• Koordination Mehrarbeitsanträge

• Koordination von fachspezifischen vorgeschriebenen Schulungen/Weiterbildungsmaßnahmen

• Pflege und Dokumentation Betriebliches Eingliederungsmanagement

• Verwaltung Home Office-, T-Zug-Anträge

• Stellvertretender Zeiterfassungsbeauftragter (m/f/d)

• Erstellung von allgemeinen Bescheinigungen

• Mitarbeit beim Onboarding/Offboarding Prozess:

  • Arbeitsplatzvorbereitung, Welcome, Rückgabeorganisation

• Mitarbeit bei Events, Onboarding Tage, Audits

• Unterstützung bei der Erstellung von Formularen für Betriebsärztlichen Dienst

• Monatliches HR & Finance Reporting

• Urlaubs-/Krankheitsvertretung

Profil

Ausbildung

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung(z. B. Kaufmann/-frau für Büromanagement, Industriekaufmann/-frau) oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Management

• Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Rolle

• Erfahrung im Umgang mit Führungskräften von Vorteil

Fachliche Qualifikationen

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten

• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint)

• Gute Kenntnisse in administrativen Prozessen

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Kompetenzen

• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise

• Hohe Serviceorientierung

• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit

• Kommunikationsstärke

• Hands-on-Mentalität und Problemlösungskompetenz

Additional Information