Teamassistent:in (m/w/d)
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What you'll do
- Selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben.
- Postein- und -ausgangsbearbeitung.
- Terminvergabe und Sicherstellung der Erreichbarkeit (Telefonauskunft).
- Kunden- und Teilnehmerbetreuung im Tagesgeschäft.
- Verantwortung über obligatorische Prozesse (AZAV).
- Teilnehmer- und Kooperationspartnerverwaltung.
- Externes Fehlzeitenmanagement.
- Erstellung von Verträgen, Zeugnissen und Zertifikaten.
- Anlegen und Verwalten von Teilnehmerakten, Dokumentenbearbeitung im Kundenverwaltungssystem.
- Rechnungsprüfung.
- Eigenverantwortliche Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und Ausstattungsgegenständen sowie Materialverwaltung.
- Terminplanung und Unterstützung der Bildungsberater: innen.
What they're looking for
- Erste Berufserfahrung in Assistenz- oder Sekretariatsaufgaben.
- Einen sicheren Umgang mit MS Office-Anwendungen.
- Eine zuverlässige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Deutschkenntnisse mindestens C1-Niveau.
- Eine schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität und organisatorisches Geschick runden dein Profil ab.
Nice to have
- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie Konfliktfähigkeit.
- Freude am Arbeiten im Team sowie ein freundliches und empathisches Auftreten.
- Interkulturelle Kompetenz.
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Full description from employer
Als Teamassistent:in bist du Teil eines sympathischen Teams am Standort Essen bei der WBS TRAINING, eine Marke der WBS GRUPPE. Mit deiner Liebe fürs Detail und Gespür für deine Mitmenschen sorgst du dafür, dass sich alle Kund:innen bei uns rundum wohlfühlen und unser herzliches Miteinander spüren. Durch dein organisatorisches und lösungsorientiertes Geschick ermöglichst du reibungslose Abläufe und kümmerst dich insbesondere um:
- Selbstständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben.
- Postein- und -ausgangsbearbeitung.
- Terminvergabe und Sicherstellung der Erreichbarkeit (Telefonauskunft).
- Kunden- und Teilnehmerbetreuung im Tagesgeschäft.
- Verantwortung über obligatorische Prozesse (AZAV).
- Teilnehmer- und Kooperationspartnerverwaltung.
- Externes Fehlzeitenmanagement.
- Erstellung von Verträgen, Zeugnissen und Zertifikaten.
- Anlegen und Verwalten von Teilnehmerakten, Dokumentenbearbeitung im Kundenverwaltungssystem.
- Rechnungsprüfung.
- Eigenverantwortliche Beschaffung von Verbrauchsmaterialien und Ausstattungsgegenständen sowie Materialverwaltung.
- Terminplanung und Unterstützung der Bildungsberater: innen.
*Diese Position soll mit 30h/Woche besetzt werden.
Begeistere dich mit uns für digitale Bildungsangebote und unterstütze uns dabei, Menschen vernetztes und ortsunabhängiges Lernen zu ermöglichen. Dabei bist du mit dem Herzen bei der Arbeit. Lebe mit uns Kundenzentrierung, Digitalisierung und sinnstiftende Arbeit. Durch deine empathische und kommunikative Art sorgst du nicht nur für besondere Kundenerlebnisse, sondern behältst stets mehrere Dinge gleichzeitig im Blick.
WAS WIR BENÖTIGEN.
- Erste Berufserfahrung in Assistenz- oder Sekretariatsaufgaben.
- Einen sicheren Umgang mit MS Office-Anwendungen.
- Eine zuverlässige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.
- Deutschkenntnisse mindestens C1-Niveau.
- Eine schnelle Auffassungsgabe, Flexibilität und organisatorisches Geschick runden dein Profil ab.
DAS WÄRE SCHÖN
- Eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke sowie Konfliktfähigkeit.
- Freude am Arbeiten im Team sowie ein freundliches und empathisches Auftreten.
- Interkulturelle Kompetenz.
WORK-LIFE-BALANCE. Genieße 30 Tage Urlaub | Sabbatical | Urlaub und Workation in unseren Seminarhäusern in Berlin und Pommritz | Zahlreiche Angebote und Rabatte über Corporate Benefits
GESUNDHEIT. Mache mit bei Firmenläufen | Sport- und Entspannungsangebote mit Voiio | Jobrad | Firmenfitness mit EGYM Wellpass | Yoga-Retreats | Nahrungsergänzungsmittel | Ergonomische Arbeitsplatzausstattung | Coaching- und Beratungsangebote
PERSÖNLICHE ENTWICKLUNG. Bilde dich weiter mit diversen Trainingsangeboten | Drei Weiterbildungstage | Individuelle fachliche und persönliche Entwicklung | LinkedIn Learning | Teamentwicklungen | Leadership Management Programm | Microsoft 365 mit Copilot
BERUF UND FAMILIE. Profitiere von sehr guter Vereinbarkeit von Karriere und Familie | Bezahlte Kinderkrankentage | Familienurlaub in unseren Seminarhäusern | Bezahlter Sonderurlaub für die Pflege von Angehörigen | Digitale Kinderbetreuung und Nachhilfe mit Voiio
GEMEINSAM STARK. Erlebe unternehmensweit ein herzliches Miteinander mit deinen Kolleg:innen | Jahresfeiern | Achtsame Meetingkultur | Onboarding-Seminare und Startbegleiter:innen | Offene Fehler- und Feedbackkultur | Lösungen im Fokus - NiPsiLd ist unser Motto
ARBEITEN MIT SINN. Gestalte die Zukunft der Bildung mit KI | Eigenverantwortliches Arbeiten | Sinnstiftende Tätigkeiten mit gesellschaftlichem Mehrwert | Gemeinwohlorientierung mit Fokus auf Nachhaltigkeit | Spendenaktion Herzensprojekte by WBS GRUPPE
*Hinweis: Je nach Position und Standort variieren die Benefits.
Janette Tiffert | Recruiting Team WBS GRUPPE
Telefon 030 921 095 217
Company
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