Verwaltungsfachkraft (m/w/d) in Teilzeit
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What you'll do
- Eigenverantwortliche Durchführung allgemeiner Verwaltungs- und Büroaufgaben
- Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
- Organisation und Koordination interner Abläufe und Termine
- Ansprechpartner/in für die externe Kommunikation per Telefon, E-Mail und Post
- Kommunikation und Abstimmung mit der Geschäftsführung sowie den Teams unserer Wohngruppen
- Erfassung, Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten
- Unterstützung im Vertragsmanagement
- Mitarbeit im Recruiting und Bewerbermanagement
- Weiterentwicklung, Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen
- Unterstützung im Rechnungswesen und bei administrativen Auswertungen
- Mitarbeit in organisatorischen und bereichsübergreifenden Projekten
What they're looking for
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt
- Berufserfahrung im Verwaltungs-, Personal- oder Assistenzbereich
- Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeit
- Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten und erforderliches Wissen zielgerichtet anzuwenden
- Gute EDV-Kenntnisse sowie eine hohe technische Affinität
- Schnelle Auffassungsgabe, Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken
- Freundliches und professionelles Auftreten sowie Kommunikationsstärke
Nice to have
- Idealerweise Erfahrungen im Recruiting, Projektmanagement oder in der Geschäftsführungsassistenz
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Full description from employer
Eine verlässliche und gut strukturierte Verwaltung ist eine wichtige Grundlage für die pädagogisch-therapeutische Arbeit der Second Home Jugendhilfe GmbH. In unseren stationären therapeutischen Wohngruppen unterstützen wir junge Menschen in ihrer persönlichen Entwicklung und schaffen hierfür einen stabilen organisatorischen Rahmen.
Zum nächstmöglichen Zeitpunkt möchten wir unser Team in Teilzeit mit ca. 20–25 Wochenstunden verstärken und suchen eine engagierte Verwaltungsfachkraft (m/w/d).
Sie arbeiten strukturiert, verantwortungsbewusst und behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick. Neben klassischen Verwaltungsaufgaben unterstützen Sie die Geschäftsführung aktiv bei organisatorischen, personellen und administrativen Prozessen.
Ihre Aufgaben
Eigenverantwortliche Durchführung allgemeiner Verwaltungs- und Büroaufgaben
Unterstützung und Entlastung der Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft
Organisation und Koordination interner Abläufe und Termine
Ansprechpartner/in für die externe Kommunikation per Telefon, E-Mail und Post
Kommunikation und Abstimmung mit der Geschäftsführung sowie den Teams unserer Wohngruppen
Erfassung, Pflege und Verwaltung von Personalstammdaten
Unterstützung im Vertragsmanagement
Mitarbeit im Recruiting und Bewerbermanagement
Weiterentwicklung, Digitalisierung und Optimierung von Verwaltungsprozessen
Unterstützung im Rechnungswesen und bei administrativen Auswertungen
Mitarbeit in organisatorischen und bereichsübergreifenden Projekten
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder abgeschlossenes Studium mit betriebswirtschaftlichem Schwerpunkt
Berufserfahrung im Verwaltungs-, Personal- oder Assistenzbereich
Idealerweise Erfahrungen im Recruiting, Projektmanagement oder in der Geschäftsführungsassistenz
Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
Hohes Verantwortungsbewusstsein sowie ausgeprägte Organisationsfähigkeit
Fähigkeit, sich schnell in neue Themengebiete einzuarbeiten und erforderliches Wissen zielgerichtet anzuwenden
Gute EDV-Kenntnisse sowie eine hohe technische Affinität
Schnelle Auffassungsgabe, Eigeninitiative und lösungsorientiertes Denken
Freundliches und professionelles Auftreten sowie Kommunikationsstärke
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