Assistant de direction H/F

Description de l'entreprise

Rejoignez l'équipe de la Résidence Le Haut de Tichemont! 

Notre but ? Nous mettons les résidents au cœur de nos vies car ils ont l’expérience, la connaissance et sont ainsi une source d’inspiration auprès de laquelle nous continuons d’apprendre.

Nous les respectons et les considérons en portant une attention particulière à leur qualité de vie. Et c’est vous qui leur donnez les moyens de se réaliser quotidiennement à vos côtés : s’émerveiller, découvrir, entreprendre…

Choisir notre établissement, c’est rejoindre la Communauté Colisée : des lieux de vie qui sont pleinement intégrés dans la société, ouverts sur l’extérieur et en harmonie avec le territoire.

Notre établissement : 

Située dans un village calme et verdoyant, notre maison de retraite ehpad à taille humaine apporte sérénité et bien-être. L’établissement accueille en chambre individuelle avec balcon 40 résidents, dont 12 en unité de vie protégée. Notre équipe, jeune et dynamique, met tout en œuvre pour que vieillir rime avec plaisir. Toute l’équipe de notre Ehpad Le Haut de Tichemont est mobilisée pour assurer au quotidien votre confort et votre sécurité. Nous restons à l’écoute de vos attentes et de vos besoins pour que vous puissiez profiter au mieux de la qualité de l’accompagnement qu’offre notre résidence à Giraumont.

Description du poste

Votre quotidien chez nous : 

Véritable bras droit du directeur.trice, vous aurez pour principal objectif d'assurer la gestion opérationnelle de la structure:

I/ GESTION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE ET DE LA VIE COURANTE DE LA RESIDENCE

o     Assurer la mise en œuvre des démarches administratives concernant l’accueil des nouveaux résidents et les accompagner lors de l’admission pour faciliter leur intégration (livret d’accueil, contrat de séjour, règles de fonctionnement…) ;

o     Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers des résidents (entrées, sorties…) ;

o     Assurer la gestion comptable :

     Procéder à la facturation client en respectant les exigences du Groupe ;

     Suivre les factures impayées au regard des informations transmises par la comptabilité ;

     Assurer la bonne circulation de l’information entre la résidence et le service comptabilité.

 

II/ PARTICIPATION A LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

o     Participer à l’organisation et à la coordination des activités de l’équipe pluridisciplinaire ;

o     Participer à la gestion des plannings en liaison avec le Directeur et l’IDEC/Cadre de santé ;

o     Participer aux recrutements et pourvoir aux remplacements des salariés non-cadres ;

o     Participer à la gestion administrative du personnel dans le respect de la règlementation :

     Participation à l’élaboration des contrats de travail et démarches administratives afférentes à l’embauche d’un salarié ;

     Tenue des registres obligatoires ;

     Gestion des attestations de salaire maladie et AT ;

     Suivi des visites médicales.

 

III/ GESTION COMMERCIALE ET DE LA RELATION CLIENTS

o     Participer à l’optimisation du taux d’occupation ;

o     Procéder à l’accueil téléphonique et physique des prospects et des clients dans le respect des process commerciaux Colisée ;

o     Suivre et relancer les contacts et suivre la liste d’attente ;

o     Participer à l’ouverture de l’EHPAD dans la vie de la cité ;

o     Participer à la gestion des relations avec les familles et les résidents :

     Recevoir et accueillir les personnes âgées et leurs familles ;

     Gérer et suivre les réclamations et les courriers des familles

 

IV/ PARTICIPATION A LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET D’ETABLISSEMENT ET DU SYSTEME DE MANAGEMENT PAR LA QUALITE

o     Participation à l’élaboration et à la réalisation des objectifs de la convention tripartite formalisée par des fiches projet ;

o     Accompagner la mise en œuvre du système de management par la Qualité ;

o     Participer à la préparation de l’établissement à l’évaluation externe ;

o     Participer à la mise en œuvre de la Qualité des services apportés aux résidents dans les domaines suivants :

     L’hébergement et la restauration ;

     L’animation et la vie sociale.

o     Participer à l’évaluation interne à l’aide du référentiel « Colisée » ;

o     Veiller au respect et à l’application de la règlementation en vigueur et notamment en ce qui concerne le code de l’action sociale et des familles.

 

Qualifications

Votre profil :

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+3 dans le secteur médico-social, avez une première expérience de management terrain et êtes capable de fédérer une équipe. 

Si vous avez à cœur d'assurer le bien-être des résidents, nous recherchons une personne avec de vraies qualités humaines, qui saura véhiculer nos valeurs CORE (Cohésion, Respect, Engagement) !

Informations supplémentaires

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap. Parce que la diversité est une force, Colisée s'engage dans l'inclusion et la non-discrimination pour garantir l'égalité des chances.