Edl-consulting·11 days ago
11 days ago
Assistenz der Geschäftsleitung & Administrative Sachbearbeitung (m/w/d) (100%)
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What you'll do
- Selbständige Organisation und administrative Unterstützung von CEO, CFO sowie den Bereichen Sales und After-Sales
- Selbständige Bearbeitung und Koordination vielseitiger administrativer und kaufmännischer Sachbearbeitungsaufgaben
- Verantwortung für interne Services und administrative Prozesse, insbesondere rund um Dienstwagen, Kantine, Facility Management sowie Abrechnungs- und Rechnungsthemen in enger Abstimmung mit dem Accounting
- Planung, Vor- und Nachbereitung sowie Archivierung von Geschäftsleitungssitzungen; die Protokollführung wird künftig durch KI-gestützte Lösungen unterstützt
- Koordination von Terminen, Sitzungen, Seminaren und Workshops inklusive Raumbuchung und Raumvorbereitung
- Organisation von Geschäftsreisen, Hotel- und Flugbuchungen sowie Erstellung von Reisekostenabrechnungen
- Aufbereitung von Präsentationen, Daten und Entscheidungsgrundlagen sowie Sicherstellung einer strukturierten Dokumentenablage in SharePoint
- Funktion als Kommunikationsdrehscheibe zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen, Zentralfunktionen und externen Ansprechpartnern
- Unterstützung bei Vertragsmanagement, Pflege relevanter Unternehmensdaten und bereichsübergreifenden Projekten
- Verantwortung für Empfang, Gästebetreuung, Raumbuchungen, Postbearbeitung und weitere Office-Management-Aufgaben
- Stellvertretende Unterstützung der Marketingkollegin bei Bedarf, insbesondere bei Kundenanlässen, Pressekonferenzen und weiteren Veranstaltungen
- Mitarbeit bei Datenschutz-, ISO-, IKS- und Audit-Themen
What they're looking for
- Kaufmännische Grundausbildung mit Weiterbildung als Direktionsassistent oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mehrjährige Berufserfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz- und/oder Sachbearbeitungsfunktion
- Sehr gute Kenntnisse in Terminorganisation, Office Management, Travel Management sowie in der administrativen und kaufmännischen Sachbearbeitung
- Hohe Zuverlässigkeit, ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein und eine sorgfältige, verbindliche Arbeitsweise
- Du packst Aufgaben selbständig an, klärst Unstimmigkeiten frühzeitig und setzt Prioritäten sicher
- Diskretion, Kommunikationsstärke sowie ein professionelles und respektvolles Auftreten auf allen Hierarchiestufen
- Stilsicheres Deutsch in Wort und Schrift; gute Kenntnisse in Englisch, Französisch und Italienisch sind von Vorteil
- Gute Kenntnisse in Datenschutz sowie idealerweise Erfahrung mit ISO und IKS
- Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen; Erfahrung mit SharePoint ist von Vorteil
Nice to have
- Gute Kenntnisse in Englisch, Französisch und Italienisch sind von Vorteil
- Erfahrung mit ISO und IKS
- Erfahrung mit SharePoint ist von Vorteil
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Company
Edl-consulting
Winterthur, Switzerland
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