Executive Assistant (EA) to the CEO

Description de l'entreprise

La Mission French Tech est une initiative gouvernementale, à l'intersection du secteur public et de l'écosystème des startups. Notre mission est de renforcer la France en tant que pays où les startups tech peuvent démarrer, scaler et réussir dans des projets qui ont un sens pour l’avenir. Nous le faisons par le biais d'un système de visas pour les startups, de financements, de campagnes, de programmes spéciaux et d'un soutien pour nos +50 communautés French Tech dans le monde.

Description du poste

Sous l’autorité du directeur executive de la Mission French Tech, ce poste polyvalent a pour fonctions le/la :
1- Gestion des missions de représentation de la directrice de la Mission French Tech (chefferie de cabinet)

• Gestion et coordination des demandes entrantes via les canaux de contacts (questions, partenariats, interviews etc.)
• Conception du calendrier de la directrice (priorisation et organisation des rendez-vous) et communication interne de ce calendrier
• Préparation des prises de paroles et rencontres la directrice (suivi de dossier, préparation des ordres de mission, préparation d’éléments de langage avec l’équipe etc.)
• Coordination des rencontres et déplacements officiels de la directrice en France et à l’international

2- Organisation de l’équipe et communication interne

• Organisation de la vie de l’équipe de la Mission French Tech (séminaires, réunions hebdomadaires, animation du lieu de travail etc.)
• Programmation de moments de formation interne sur les outils et les process (ateliers, présentations…)
• Accueil et formation des nouveaux entrants et soutien à la gestion RH de l’équipe existante
• Appui et participation à la coordination des événements spéciaux (learning expedition, événements emblématiques à Station F, etc.)

 3- Mission administrative

• RH : Structuration et diffusion des informations clefs auprès de l’équipe sur les canaux habituels et adaptés (Communication BRH, œuvres sociales, …)
• RH : Amélioration de la documentation interne pour l’accueil des nouveaux agents
• RH : animation du calendrier des principales échéances de l’équipe (congés, évaluation …)
• Organisation : lien avec le secrétariat de la SDI pour les actualités et les actions communes, la gestion des fournitures, diffusion et rappel des échéances ...
• Organisation : Suivi des courriers reçus, répartition et animation du calendrier de réponse
• Finances : Formalisation et suivi des signatures des ODM de l’équipe

Qualifications

Le/la  titulaire du poste devra avoir de bonnes connaissance de l’univers des startups et de son écosystème et, des fondamentaux de la production de contenus de communication

• Appui à la prise de parole
• Coordination et suivi de processus
• Conception de contenus créatifs et exclusifs
• Avoir un excellent sens relationnel et de la communication  (représentation de la mission French auprès d' interlocuteurs)
• Avoir une forte capacité à s'adapter dans un environnement de travail immédiat public contraint par des process réglementés
   

Niveau d’expérience : jeune diplômé.e ou junior, avec une première expérience opérationnelle (niveau d'étude Bac+3 à +5)

Informations supplémentaires

Date de début : 1er trimestre 2022

Durée de la mission : CDD de 3 mois renouvellable jusqu'à 12 à 18 mois.

Lieu : Station F et télétravail

Pour postuler :

1) Veuillez télécharger un CV (nous tenons à préciser qu’il est facultatif en 2020 car votre compte Linkedin est évidemment à jour, mais que l’administration nous le demande)

2) Incluez votre lettre de motivation (montrez nous qui vous êtes et pourquoi vous nous avez choisi)