25 days ago

Executive Assistant (m/w/d)

Standort München, GermanyFull-timeMid · 2-5 yearsExecutive Assistant

What you'll do

Kalender- und Reisemanagement des CEO: du koordinierst Termine mit internen und externen Stakeholdern und sorgst für eine vorausschauende und strukturierte Tagesplanung
Gatekeeping: du agierst als vertrauensvolle und professionelle Schnittstelle zum CEO und bearbeitest, delegierst oder eskalierst eingehende Themen anhand einer eng abgestimmten Priorisierung
Vor- und Nachbereitung von Meetings: du unterstützt bei der Meeting-Logistik sowie bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Dokumentation
Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb inkl. Materialmanagement, Steuerung externer Dienstleister und professioneller Gästebetreuung
Planung und Umsetzung unserer Company-Events, von der Ideenfindung bis zur finalen Abrechnung
Projektunterstützung: bei Bedarf unterstützst du den CEO und Chief of Staff in der Durchführung von Projekten, wie z.B. Management Workshops

Einschlägige Erfahrung: du hast mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Executives, idealerweise im Startup-, Tech- oder Beratungsumfeld
Kommunikationsstärke: du kommunizierst exzellent in Deutsch (C2) und professionell in Englisch (min. B2)
Ausgeprägtes Organisationstalent: du bist in der Lage, mehrere Themen parallel sauber am Laufen zu halten und gehst neue Aufgaben strukturiert an
Proaktive Arbeitsweise: du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst eigenständig, wo deine Unterstützung gebraucht wird und findest pragmatische Lösungen
Spaß am Arbeiten in einem dynamischen Umfeld: du hast bereits in einem Startup/Scaleup gearbeitet und siehst schnelle Veränderungen und fehlende Strukturen als spannende Herausforderung
Tech-Affinität: du arbeitest routiniert mit digitalen Tools (Microsoft Office, Slack, Notion) und suchst proaktiv nach Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben mit AI und Automatisierung zu vereinfachen
Diskretion und sicheres Auftreten: du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und kommunizierst mit Stakeholdern auf jeder Ebene souverän

Erfahrung im Office Management, Event Management und/oder bei der Steuerung von externen IT-Dienstleistern
Berührungspunkte mit dem öffentlichen Sektor oder GovTech-Unternehmen

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Standort München, Germany

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