Deltavision·3 days ago
3 days ago
Office Manager (m/w/d)
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What you'll do
- Beschaffung und Bestandsmanagement: Bedarfsgerechte Beschaffung von Büromitteln sowie Haushalts- und Verbrauchsmitteln des täglichen Bedarfs inkl. Bestandsüberwachung, Lieferantenauswahl sowie Bestell- und Belegabwicklung
- Getränke- und Kaffeeversorgung: Koordination der gesamten Versorgung von der Bestellung über das Nachfüllen bis zur Wartung und Reinigung der Kaffeemaschinen & Wasserspender
- Externe Reinigungsdienste: Zentrale Ansprechperson für unsere Dienstleister inkl. Qualitätskontrolle und Klärung von Reklamationen
- Sauberkeit und Ordnung: Aufbau und Beaufsichtigung einer verbindlichen Methodik (z. B. nach 5S) für Büro-, Sozial- und Gemeinschaftsflächen inkl. Standards, regelmäßiger Rundgänge und Nachverfolgung von Maßnahmen
- Empfang und Bewirtung: Betreuung von Kunden, Partnern und Bewerbenden – von der Vorbereitung der Besprechungsräume über Catering bis zur Nachbereitung
- Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen: Ausstattung, Ordnung und Organisation der Raumbuchung
- Post und Versand: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, Paketannahme sowie Koordination von Kurier- und Versanddienstleistern
- Facility-Koordination: Schnittstelle zu Vermieter, Haustechnik und Handwerksbetrieben sowie Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsmitteln
- Arbeitsplatzausstattung: Unterstützung beim Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen in Abstimmung mit HR und IT
- Firmenevents: Unterstützung bei der Organisation von Team- und Firmenveranstaltungen
What they're looking for
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
- Erste Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz, im Empfangsbereich, in der Hotellerie oder in einem vergleichbaren Umfeld
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie eine eigenständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise
- Hohes Qualitäts- und Ordnungsbewusstsein gepaart mit einer echten Hands-on-Mentalität
- Freundliches, souveränes Auftreten und ausgeprägte Serviceorientierung im Umgang mit Gästen und Team
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Tools
- Zuverlässigkeit, Diskretion und ein gutes Gespür für Prioritäten
- Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Nice to have
- Erfahrung mit Ordnungs- und Sauberkeitsmethoden wie 5S
- Erfahrung in der Steuerung externer Dienstleister
- Erfahrung in einem produzierenden oder technischen Umfeld
- Führerschein Klasse B
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Deltavision
München, Germany
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